Stel je voor dat je een groot klanttevredenheidsonderzoek hebt uitgevoerd onder alle vestigingen van een grote keukenboer. De data is binnen en mooie resultaten beginnen zich te vormen. Het moment van rapportage is aangebroken en buiten het totaalrapport wil je eigenlijk een rapportage maken per vestiging. Als het 4 vestigingen zouden zijn dan is dat geen probleem maar laat deze keukenboer 54 vestigingen hebben. Hoe bespaar je jezelf het vele werk en de foutgevoeligheid die bij het maken van 54 afzonderlijke rapoortages op kunnen treden? Het antwoord is de Powerpoint Generator.

Het klinkt een beetje als een Amerikaans verkooppraatje; Okay Mike, what can it do, how does it work, tell us we want to know! Maar het is dan ook eindelijk mogelijk om vanuit een systeem tabellen en grafieken te exporteren naar Powerpoint waarbij de datatabel bewerkbaar is in Powerpoint, dus je exporteert niet een figuur naar Powerpoint maar het object. Om je heen zie ik dat deze technologie zich een weg baant door onderzoeksland.

Een partij die deze techniek ontwikkelt heeft in hun applicatie is Intellex Dynamic Reporting uit Amersfoort. Intellex hanteert een aantal producten die het analyseren en rapporteren op basis van een dataset mogelijk maakt, hierbij hoort ook een online rapportagetool en de Powerpoint Generator. De applicatie met o.a. deze generator heet de DataDynamic Reporter.

Als je de dataset in de DataDynamic Reporter inleest, wat een eenvoudige handeling betreft heb je de mogelijkheid om nieuwe variabelen aan te maken, een weging toe te voegen, variabelen te groeperen etc.
Vervolgens kun je met deze aangepaste dataset tabellen definieren, eventueel voorzien van enkele basis statistische analyses. Deze tabellen kun je vervolgens bij een normale Powerpoint export exporteren naar een Powerpoint bestand waarbij elke tabel omgezet wordt in een grafiek, opmerking hierbij is dat het momenteel alleen mogelijk is om 1 type grafiek te hanteren voor alle tabellen. Maar de grafieken die eruit rollen zijn bewerkbaar, dus de data klopt (geen typefouten) en je hoeft “enkel” het type grafiek aan te passen.

De Powerpoint Generator werkt nog iets anders want hierbij kun je aangeven op welke variabele hij de Powerpointbestanden moet splitsen. Dus stel je geeft aan dat het om de variabele vestiging gaat dan converteert hij alle tabellen naar grafieken in een Powerpoint bestand en slaat deze bijvoorbeeld op als vestigingalmere.ppt en vervolgens genereert hij de volgende set en slaat deze op als vestigingamsterdam.ppt. De grafieken in deze rapportage bevatten dus als filter de desbetreffende vestiging. In een handomdraai heb je 54 Powerpointbestanden en kun je de grafieken gaan rechtzetten en eventueel de conclusies en aanbevelingen toevoegen.

De ontwikkeling staat nog niet stil en ik hoop dan ook dat het snel mogelijk gaat worden dat je per tabel die je wilt exporteren al kunt aangeven wat voor type grafiek dit moet gaan worden want dan zal de tijdsbesparing zeker toenemen.

Meer informatie over de DataDynamic reporter is te vinden op de website van Intellex Datamanagement.